<div dir="ltr"><div style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">Dear colleagues, </div><div style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><br></div><div style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">I currently have an interesting situation. Recently, our Finance and Business Office sent some boxes  to archives that appear to contain materials that were kept on hand for the former Finance VP.  These materials date from the 1970's to 2009. They are arranged by subject and designated for permanent retention. Normally, in accordance with our collection policy, the materials would be archived and kept permanently with public access provided in accordance with Ohio Public Records laws. </div>
<div style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><br></div><div style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">The problem with this particular batch is that there is a lot of legal/lawyer-client correspondence scattered throughout that is not for public viewing. In many cases, there is a piece or two of legal correspondence included in a file with other materials; in other cases, the files mainly consist of legal correspondence with other related materials. I'm not sure whether to separate the legal stuff from the regular material for storage in records, send the entire collection to records even though it contains a lot of good archival materials, or keep it in archives with the legal materials put in envelopes marked "confidential".  We're in the same situation that I suspect many of you are in--not a lot of staff, so any attempt to separate the legal stuff from the other materials is going to take a long time. I'm wondering if anyone has any suggestions for the best way to deal with this. Any ideas would be welcome. You can reply directly to me at <a href="mailto:schmidrf@miamioh.edu" target="_blank" onclick="window.open('https://mail.google.com/mail/?view=cm&tf=1&to=schmidrf@miamioh.edu&cc=&bcc=&su=&body=','_blank');return false;">schmidrf@miamioh.edu</a>.</div>
<div style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><br clear="all"><div><br></div>Thanks,<br>Bob Schmidt<br>Miami University Archives<br>Oxford, Ohio 45056<br>Phone: <a href="tel:%28513%29-529-6720" value="+15135296720" target="_blank">(513)-529-6720</a><br>
Email: <a href="mailto:schmidrf@miamioh.edu" target="_blank" onclick="window.open('https://mail.google.com/mail/?view=cm&tf=1&to=schmidrf@miamioh.edu&cc=&bcc=&su=&body=','_blank');return false;">schmidrf@miamioh.edu</a></div>
</div>