<div dir="ltr"><div>Hello folks,</div><div><br></div><div>I had a couple of questions about this just this morning. I typed up a response and realized the information might be useful to any library currently seeking an alternative to PDF newsletters. </div><div><br></div><div><b>My response:</b></div><div><b><br></b></div><div><div><i>It's important to understand that PDFs are inherently inaccessible.  As a format, they should really be discontinued entirely, especially by public entities. They also create a usability burden for mobile users, making the argument to stop using them even more compelling. </i></div><div><i><br></i></div><div><i>Let me preface the rest of this with "I am not a lawyer."<b>  </b>That said, I have discussed this with a specialist at the Department of Justice.  Here's a summary: In theory, you could send out a PDF without hosting it on a public website.  That would force users with disabilities to specifically request an accessible alternative.  Then what? You need to provide an accessible alternative. Your library will need to prepare for that. </i></div><div><i><br></i></div><div><i>My own thoughts:  </i></div><div><ul><li style="margin-left:15px"><i>It also creates additional friction specifically for users with disabilities, which is not a great public relations move for a library. If you must have an accessible alternative anyway, I would recommend just using that from the start rather than inviting potential controversy or Department of Justice complaints.</i></li><li style="margin-left:15px"><i>Third-party products may be better alternatives, but it's critical that your library ask the vendor for a VPAT/ACR and get a specific timeline for when the vendor plans to remediate any WCAG failures (just getting the VPAT/ACR is not enough!). Anecdotally, I just looked at a Patron Point newsletter from a WebKit library yesterday and the accessibility results were, unfortunately, very poor. The problem is that I have no way to know if this result stems from the actual Patron Point product or from how the library built the newsletter. This is why it's so important to look at a vendor's accessibility documentation and communicate with them directly.</i></li><li style="margin-left:15px"><i>So, where does that leave libraries?  If an accessible third-party product is not an option, I recommend making newsletter content available on the website.  <a href="https://www.mcdl.info/SpringLL" target="_blank">Medina County</a> has made the content of their newsletter available directly on their website. You could easily use a similar format and even still add images. </i></li></ul><div>Let me know if you have other questions,</div></div><div><br></div></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">-- <br><b>Laura Solomon,  CPAAC, MCIW, MLS </b>(She/her)</div><div dir="ltr">
<i>Library Services Manager,</i> Ohio Public Library Information Network (OPLIN)</div><div dir="ltr">
(614) 752-0792 (voice) | (614) 728-5256 (fax)<br>
<a href="mailto:laura@oplin.ohio.gov" target="_blank">laura@oplin.ohio.gov</a> | <a href="https://oplin.ohio.gov" target="_blank">https://oplin.ohio.gov</a></div></div><div dir="ltr"><span></span></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>